Molti imprenditori hanno già provato con successo ad usare le soluzioni di identità digitale per risparmiare tempo e denaro, migliorare l’efficienza e ridurre l’impatto ambientale della propria società. Ad esempio, digitalizzare le note spese dei dipendenti e collaboratori offre tantissimi vantaggi: maggior controllo, trasparenza e tracciabilità dei costi.
La Firma Digitale e la Marca Temporale come quelle di ID InfoCamere permettono di identificarsi, firmare e conservare i documenti digitali in modo molto semplice, con pieno valore legale.
Questa grande opportunità consente di gestire in completa autonomia anche le note spese aziendali, soprattutto in trasferta, senza necessità di stampa.
Conservare digitalmente le note spese con la Marca Temporale
I viaggi di lavoro sono ritornati ad essere frequenti e coinvolgono sempre più imprese e dipendenti, per questa ragione, è importante monitorare ancora di più i costi aziendali.
Ad esempio, è bene controllare che giustificativi o documenti di spesa non siano smarriti o consegnati in ritardo, durante o dopo una trasferta. Oppure, può capitare che i dati di contabilizzazione siano riportati in modo incompleto o errato.
Con la Marca Temporale, le note spese in modalità completamente digitale sono conservate con la garanzia del momento esatto in cui vengono inviate per l’archiviazione.
Come digitalizzare le note spese aziendali
L’Agenzia delle Entrate ha definito un processo per gestire correttamente le note spese di dipendenti, collaboratori e amministratori di società. Infatti, in seguito alle risposte agli interpelli n. 388–403-477 del 2019, rispetto alla conformità normativa, è stata presa la decisione di digitalizzare i documenti aziendali seguendo queste 5 fasi:
- – Il trasfertista autorizzato deve fotografare i documenti di spesa (scontrino, ricevuta fiscale, biglietto di trasporto, …) e può farlo ovunque e in qualsiasi momento
- – Il trasfertista, effettuando l’accesso al programma di gestione dall’azienda e caricando le immagini scattate, crea in autonomia la propria nota spesa digitale
- – L’azienda, dopo le opportune verifiche, valida la nota spesa e avvia il rimborso
- – L’azienda può conservare digitalmente il documento nelle modalità stabilite dalla legge
- – Il trasfertista, dopo aver ricevuto il rimborso, può cestinare i documenti cartacei.
Marca Temporale e Firma Digitale per validare i documenti
In sintesi, per conservare i documenti aziendali è necessario che l’approvatore apponga sugli stessi sia una Firma Digitale che una Marca Temporale. Questo garantisce l’autenticità dei documenti, assicura che non siano stati modificati e conferma il momento esatto in cui sono stati inviati in conservazione.
Se non hai Firma Digitale o Marca Temporale, puoi scegliere ID Firma Digitale e ID Marca Temporale, le soluzioni delle Camere di Commercio italiane, utilizzate da migliaia di imprenditori per sottoscrivere con pieno valore legale documenti, contratti, partecipazioni a bandi di gara e molto altro ancora.
