È ormai in scadenza il termine per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso il 31 dicembre 2021, che interessa tutte le società iscritte al Registro Imprese
Il bilancio, come stabilito dall’articolo 2423 comma 1 del Codice Civile, deve essere redatto dagli amministratori, che sono responsabili dell’impresa dal punto di vista legale, contabile, amministrativo e fiscale, e deve contenere lo Stato Patrimoniale, il Conto Economico, il Rendiconto finanziario e la Nota integrativa. Il bilancio deve essere inviato esclusivamente in modalità telematica.
Per agevolare queste figure, sul portale di Registro Imprese e su quello di Unioncamere è stato pubblicato un manuale operativo per la compilazione della modulistica elettronica e per il deposito telematico dei Bilanci e degli Elenchi Soci: linee guida in grado di assicurare uniformità di comportamento a livello nazionale.
In questa procedura ricopre un ruolo fondamentale la Firma digitale del legale rappresentante della società o del professionista incaricato, senza cui non è possibile firmare documenti informatici con valore legale.
Una valida opzione è ID InfoCamere, l’unica garantita dalle Camere di Commercio, che contiene Firma digitale e Carta Nazionale dei Servizi (CNS) in un unico dispositivo disponibile come Smart Card o Token Digital DNA con App Digital DNA IC associata.
ID InfoCamere può essere richiesto anche online, tramite SPID in completa autonomia oppure tramite videoriconoscimento con un operatore della Camera di Commercio a supporto in tutte le fasi della procedura.
Quando scade l’approvazione del Bilancio d’esercizio
La scadenza ordinaria è quindi prevista per il prossimo 30 aprile, a 120 giorni dalla chiusura d’esercizio. Esistono alcuni casi straordinari per cui è concessa una proroga al 29 giugno, ad esempio per quelle società che hanno:
- – partecipazioni in altre società di cui attendere i dati di bilancio per le opportune valutazioni
- – organizzazioni stabili oltre confine con contabilità separate da riunire in sede di bilancio
- – sedi operative distaccate e contabilmente autonome
- – struttura amministrativa e contabile interessata da interventi di riorganizzazione aziendale
L’anno scorso, per motivi legati alla crisi pandemica, il termine di scadenza per l’approvazione del bilancio 2020 era stato posticipato di 60 giorni rispetto alla scadenza ordinaria.
Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha chiesto che questa proroga venga concessa anche quest’anno, ma ad oggi il Ministro dell’Economia e le commissioni Bilancio e Finanza di Camera e Senato non hanno dato seguito positivo alla richiesta.
Come si deposita il bilancio d’esercizio
Entro 30 giorni dall’approvazione, il bilancio si deposita presso il Registro imprese. La pratica può essere effettuata in due modi:
- – Per SRL e SPA (quotate e non quotate) che non devono aggiornare l’Elenco dei Soci, c’è la web app DIRE, a cui si accede con le credenziali del portale Telemaco. Questa modalità è facile, guidata e permette anche di inoltrare il documento contestualmente alla compilazione
- – Per le SPA che devono aggiornare l’Elenco dei Soci, è necessario utilizzare un software apposito (come ad esempio FEDRA). In questo caso, bisogna compilare il modello B, creare l’istanza e allegare l’Elenco dei Soci aggiornato. L’inoltro si effettua tramite la web app Tyco.
In entrambi i casi l’utente predispone l’istanza in formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language), un formato introdotto nel 2007 che permette di estrarre dei dati elaborabili in sicurezza e certezza.
Per quanto riguarda le SPA quotate, però, è stato creato un XBRL su misura, chiamato ESEF (European Single Electronic Format), obbligatoria da quest’anno dopo la sperimentazione dell’anno scorso.
A partire da quest’anno, inoltre, parte la sperimentazione dei Bilanci anche per i ConFidi (Consorzi di garanzia collettiva dei Fidi), da presentare anch’essi in formato XBRL tramite la web app DIRE.
Il bilancio d’esercizio: dalla redazione al deposito in società
L’approvazione del bilancio di una società di capitali ha diverse fasi.
La prima è rappresentata dalla redazione, a cura degli amministratori, del progetto di bilancio, corredato dalla Relazione sulla gestione, quando è richiesta.
La seconda fase è la trasmissione di tali documenti, almeno 30 giorni prima della data fissata per l’approvazione del bilancio, all’organo di controllo (collegio sindacale, revisore o società di revisione), se presente.
Dopo questo step si procede al deposito della documentazione presso la sede sociale 15 giorni prima dell’assemblea di approvazione: in questo modo i soci prendono visione del progetto di bilancio e delle eventuali relazioni allegate.
L’ultimo step: l’approvazione del bilancio
È l’atto che spetta all’assemblea dei soci:
- – in caso di SRL, a meno di diverse indicazioni contenute nell’atto costitutivo, si procede tramite invio della convocazione ai soci – con obbligo di specificare data, orario, luogo e temi da affrontare – con raccomandata indirizzata al domicilio indicato al Registro Imprese, con un anticipo di minimo 8 giorni rispetto a quello dell’assemblea
- – in caso di SpA le regole di convocazione variano a seconda che sia quotata o meno. Per le quotate, avviene con pubblicazione su Gazzetta Ufficiale o altro quotidiano d’informazione specificato nello statuto (almeno 15 giorni prima dell’assemblea). Per le non quotate, invece, tramite qualsiasi mezzo che provi l’avvenuto ricevimento (almeno 8 giorni prima dell’assemblea).
