La delega della propria Firma Digitale è un atto legittimo? È una domanda che si fanno molti imprenditori e professionisti. La vita lavorativa di queste figure, infatti, comprende anche la firma quotidiana di moltissimi documenti, come contratti di compravendita, polizze assicurative, domande per bandi di finanziamento, fatture e pratiche amministrative come la comunicazione del Titolare Effettivo.
La maggioranza di questi documenti è oggi in formato digitale, grazie alla diffusione sempre più ampia di dispositivi comodi e sicuri di Firma Digitale.
E a volte la mole di documenti da firmare è così imponente da costringere i titolari alla delegare l’utilizzo della Firma a persone di fiducia, che si occupano anche della loro archiviazione.
È bene però essere consapevoli dei rischi a cui può esporre questa scelta, e nel contempo scoprire anche che esistono modi e strumenti più sicuri per tenere sotto controllo il flusso di documenti che passa dalla propria attività.
Perché, a dire proprio il vero, delegare la propria Firma digitale è come essere disponibili a sottoscrivere carte di cui si può non essere a conoscenza.
Per capire meglio l’argomento, cominciamo dalla normativa, per poi passare ad indicazioni di carattere operativo.
La delega della Firma digitale non esiste
Non si può delegare a nessuno l’uso della propria firma digitale: affidare il proprio dispositivo o i codici ad altri significa cedere non solo l’univocità della propria firma ma anche la facoltà di scegliere cosa sottoscrivere.
D’altronde la firma, autografa o digitale che sia, è la massima espressione formale della volontà personale, che per sua stessa natura non è delegabile.
E come è illecito firmare un documento cartaceo con il nome di un altro, anche quando questi è d’accordo, altrettanto lo è farlo digitalmente.
In più, secondo le norme e la giurisprudenza, il consenso del titolare reale della firma non esclude né il reato né il dolo e l’assenza di scopi illeciti non costituisce in alcun modo un’attenuante.
La legge intende, infatti, proteggere non solo il titolare della firma, ma anche i terzi che potrebbero subire danni da quest’uso improprio del dispositivo (sia questo legittimo o illegittimo).
Ecco perché non si può cedere il dispositivo di firma né condividere PIN o password.
In tal senso, l’art. 32 comma 1 del CAD Codice dell’Amministrazione Digitale è chiaro:
Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma o degli strumenti di autenticazione informatica per l’utilizzo del dispositivo di firma da remoto, e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma.
In caso di danni causati ad altri, il titolare della firma deve dimostrare di aver adottato tali misure; in caso contrario, sarà tenuto a risarcire i danni.
Con l’App Digital DNA IC, delegare non è più necessario
È chiaro che l’esistenza di vincoli di legge non è sufficiente per evitare l’utilizzo improprio della Firma digitale: come in qualsiasi opera di prevenzione, la scelta più giusta è quella di rendere non solo possibile, ma anche agevole la via corretta e legittima di fare qualcosa.
In questo caso, esiste uno strumento che permette ai titolari delle Firme digitali di utilizzarle personalmente: il Token Digital DNA di ID InfoCamere, con la sua App associata Digital DNA IC.
L’App, installabile su smartphone o tablet, mette a disposizione uno storico delle firme, in cui finiscono in ordine cronologico tutti i documenti firmati; in più fornisce uno storico delle operazioni compiute col dispositivo, in particolare gli accessi ai portali delle Pubbliche Amministrazioni compiuti grazie alla Carta Nazionale dei Servizi presente al suo interno.
Il Token Digital DNA può essere richiesto anche con una procedura completamente online, identificandosi tramite SPID o tramite video-riconoscimento di un operatore. Anche questo è un servizio che ha l’obiettivo di rendere sempre più autonomi gli imprenditori nello svolgimento del loro lavoro, offrendo percorsi sempre più semplici e agili sia per l’utilizzo che per l’acquisto.
Firma digitale: guida la tua nave
“All’uomo è dato il remo in mano proprio perché segua non il capriccio delle onde ma la volontà della sua intelligenza.”
Nell’immenso mare che è la vita professionale di un imprenditore, la Firma digitale è come una nave, uno strumento costruito per permettere a chi la guida di affrontare delle sfide con sicurezza. E come su una nave è necessario che sia il capitano ad avere il remo in mano, così è necessario che sia il titolare della Firma ad utilizzarla, affinché la firma digitale possa traghettare l’impresa verso l’efficienza e la competitività. Perché è un mezzo semplice, rapido e conveniente da usare.
