In ottica di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi aziendali, il primo passo che un’azienda può fare è la digitalizzazione dei documenti, che semplifica la loro gestione rendendola più accessibile, fruibile e di facile condivisione sia internamente fra i dipendenti (anche in smart working) che esternamente verso clienti, fornitori, partner. Non è un caso che il 27% del PNRR sia dedicato proprio alla trasformazione digitale.
Sebbene venga spesso considerato solo un adempimento normativo, il percorso verso la digitalizzazione dei documenti offre soprattutto numerosi vantaggi a medio-lungo termine:
- – si rafforza, grazie al tracciamento di tutte le operazioni, la sicurezza e la protezione della privacy
- – si azzera lo spazio fisico di archiviazione
- – si facilita il trasferimento e la conservazione dei documenti
- – si riduce il tasso di errore
- – si risparmia carta, toner e materiali di cancelleria.
I vantaggi della digitalizzazione diventano ancora più evidenti se applicati a una delle principali attività di un’impresa: la gestione degli ordini.
Lo strumento fondamentale per iniziare questa trasformazione è la Firma Digitale, che dà a un documento in formato digitale lo stesso valore legale di uno cartaceo.
Per questo, c’è la Firma digitale ID InfoCamere, garantita dalle Camere di Commercio, che include anche la Carta Nazionale dei Servizi (CNS).
È disponibile in due versioni, Smart Card da utilizzare con un lettore specifico da collegare al pc tramite porta USB e Token Digital DNA con App Digital DNA IC associata, che permette di lavorare ovunque in qualsiasi momento.
Proprio in ottica di digitalizzazione, la puoi richiedere direttamente online con SPID in piena autonomia o con video-riconoscimento.
Digitalizzazione dei documenti e gestione degli ordini: partire dalla Firma digitale
L’ordine è un documento commerciale ufficiale in cui una parte compra un bene o un servizio da una determinata controparte, e può essere emesso nei confronti dei fornitori (ordini d’acquisto) o verso i clienti (ordini di vendita).
I cicli di gestione sono simili e si basano sulla stretta interazione tra diverse funzioni aziendali: contabilità, magazzino, servizi di consegna, assistenza post-vendita. Molte delle operazioni necessarie implicano la firma di un documento. In particolare:
- – la Richiesta d’Acquisto (RDA)
- – i preventivi
- – l’ordine di acquisto, che va firmato da entrambe le parti
- – le fatture
- – il documento di trasporto (DDT).
Quanto più l’intero processo sarà standardizzato, digitalizzato e automatizzato, tanto maggiori saranno i benefici in termini di efficienza produttiva, ottimizzazione economica e qualità del servizio al cliente.
In un simile scenario, la Firma Digitale è uno strumento non più soltanto prezioso, ma addirittura indispensabile. E, quindi, sempre più diffuso.
Nello specifico, inoltre, la Firma Digitale ID InfoCamere, grazie all’App Digital DNA IC è anche molto comoda: dotata di due funzionalità molto utili, permette di gestire comodamente gli ordini sia di acquisto che di vendita, anche e soprattutto nei casi in cui sono all’ordine del giorno:
- – Storico, che tiene traccia di data e ora di apposizione della propria firma sui documenti
- – Storage, che aiuta nell’archiviazione dei documenti firmati caricandoli automaticamente in un cloud dove è possibile dividerli per tipologia (ad esempio con una sottocartella per i DDT, una per le fatture e così via).
ID InfoCamere consente a migliaia di aziende in Italia di qualsiasi settore e dimensione, di consolidata presenza sul mercato o di nuova costituzione, di realizzare in modo ottimale la digitalizzazione di complessi flussi di lavoro.
Con l’ulteriore vantaggio di poterla usare per tante altre necessità, tra cui l’accesso a incentivi e bandi di finanziamento.
