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uomo ricorre alla digitalizzazione dei documenti per gestire il suo magazzino

Digitalizzazione dei documenti: il ciclo di gestione degli ordini

Di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi aziendali si parla ormai da molto tempo. Non è un caso che il 27% del PNRR sia dedicato proprio alla trasformazione digitale. 

Il primo passo che un’azienda può fare in questa direzione è la digitalizzazione dei documenti, che semplifica la loro gestione rendendola più accessibile, fruibile e di facile condivisione sia internamente fra i dipendenti (anche in smart working) che esternamente verso clienti, fornitori, partner. 

 

Sebbene venga spesso considerato solo un adempimento normativo, il percorso verso la digitalizzazione dei documenti offre soprattutto numerosi vantaggi a medio-lungo termine: 

 

  • – si rafforza, grazie al tracciamento di tutte le operazioni, la sicurezza e la protezione della privacy
  • – si azzera lo spazio fisico di archiviazione 
  • – si facilita il trasferimento e la conservazione dei documenti
  • – si riduce il tasso di errore 
  • – si risparmia carta, toner e materiali di cancelleria.

 

Lo strumento fondamentale per iniziare questa trasformazione è la Firma digitale, che dà a un documento in formato digitale lo stesso valore legale di uno cartaceo.

I vantaggi della digitalizzazione diventano ancora più evidenti se applicati a una delle principali attività di un’impresa: la gestione degli ordini.     

 

Digitalizzazione dei documenti e gestione degli ordini: partire dalla Firma digitale

 

L’ordine è un documento commerciale ufficiale in cui una parte compra un bene o un servizio da una determinata controparte, e può essere emesso nei confronti dei fornitori (ordini d’acquisto) o verso i clienti (ordini di vendita).

I cicli di gestione sono simili e si basano sulla stretta interazione tra diverse funzioni aziendali: contabilità, magazzino, servizi di consegna, assistenza post-vendita. Molte delle operazioni necessarie implicano la firma di un documento. In particolare:

 

  • – la Richiesta d’Acquisto (RDA)
  • – i preventivi 
  • – l’ordine di acquisto, che va firmato da entrambe le parti 
  • – le fatture 
  • – il documento di trasporto (DDT).

 

Quanto più l’intero processo sarà standardizzato, digitalizzato e automatizzato, tanto maggiori saranno i benefici in termini di efficienza produttiva, ottimizzazione economica e qualità del servizio al cliente.

In un simile scenario, la Firma digitale è uno strumento non più soltanto prezioso, ma addirittura indispensabile. E, quindi, sempre più diffuso.

Per questo c’è la Firma digitale ID InfoCamere, garantita e certificata dalle Camere di Commercio, che include anche la Carta Nazionale dei Servizi (CNS). È disponibile in due versioni, Smart Card da utilizzare con un lettore specifico da collegare al pc tramite porta USB e Token Digital DNA con App Digital DNA IC associata, che permette di lavorare ovunque in qualsiasi momento. 

 

L’App Digital DNA IC, grazie a due funzionalità molto utili, permette di gestire comodamente gli ordini sia di acquisto che di vendita, anche e soprattutto nei casi in cui sono all’ordine del giorno: Storico, che tiene traccia di data e ora di apposizione della propria firma sui documenti; Storage, che aiuta nell’archiviazione dei documenti firmati caricandoli automaticamente in un cloud dove è possibile dividerli per tipologia (ad esempio con una sottocartella per i DDT, una per le fatture e così via).

 

Proprio in ottica di digitalizzazione, è possibile richiedere ID InfoCamere direttamente online, in videoriconoscimento con un operatore della Camera di Commercio a supporto in tutte le fasi, dal rilascio fino alla consegna. 

 

ID InfoCamere consente a migliaia di aziende in Italia di qualsiasi settore e dimensione, di consolidata presenza sul mercato o di nuova costituzione, di realizzare in modo ottimale la digitalizzazione di complessi flussi di lavoro. Con l’ulteriore vantaggio di poterla usare per tante altre necessità, tra cui l’accesso a incentivi e bandi di finanziamento.

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